Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Rojewie Biuletyn Informacji Publicznej

ROZDZIAŁ I

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1. Regulamin Organizacyjny Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rojewie zwany dalej Regulaminem określa :

1)    zakres działania Ośrodka,

2)    strukturę organizacyjną Ośrodka,

3)    zasady funkcjonowania Ośrodka, w tym zasady obsługi interesantów oraz sposób obiegu dokumentów,

4)    podział zadań w Ośrodku i zasady odpowiedzialności za powierzone zadania,

5)    zasady kierowania Ośrodkiem oraz kompetencje Kierownika,

6)    system kontroli wewnętrznej w Ośrodku,

§ 2. Ilekroć w Regulaminie mowa jest o :

1)    Ośrodku - należy przez to rozumieć Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Rojewie

2)    Kierowniku - należy przez to rozumieć Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Rojewie

3)    Ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 12 marca 204 roku o pomocy społecznej (tekst jednolity Dz. U. z 2008r. Nr 115 poz. 728).

§ 3. Ośrodek jest samodzielną jednostką organizacyjną i budżetową Gminy

§ 4. Siedziba Ośrodka mieści się w budynku Urzędu Gminy Rojewo 8

§ 5. Bezpośredni nadzór nad działalnością Ośrodka sprawuje Wójt Gminy Rojewo.

§ 6. 1. Działalnością Ośrodka kieruje Kierownik zatrudniany i zwalniany przez Wójta Gminy Rojewo.

Zwierzchnikiem służbowym Kierownika jest Wójt Gminy Rojewo.

§ 9. Ośrodek działa w szczególności na podstawie :

1)    ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym ( Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm. ),

2)     ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (tekst jednolity z 2008 r. Nr 115 poz. 728 z późn. zm.)

3)    ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (

Dz. U z 2006r. Nr 139, poz. 992 z późn. zm.)

4)    ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych ( Dz. U.

Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.)

5)     ustawy z dnia 7 września 2007r o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz, U. z 2009r, Nr 6, poz. 33 jednolity tekst ze zmianami)

6)    Statutu Ośrodka,

7)    Niniejszego Regulaminu i innych przepisów prawa.

ROZDZIAŁ II

ZAKRES DZIAŁANIA OŚRODKA

§9.Ośrodek realizuje zadania:

1)    z zakresu pomocy społecznej, określone Ustawą.

2)    wynikające z ustawy o świadczeniach rodzinnych i ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów.

3)    pozostałe, w tym określone Statutem, uchwałami Rady, zarządzeniami Wójta lub Kierownika

 

ROZDZIAŁ III

ORGANIZACJA OŚRODKA

§ 10. Dla zapewnienia właściwej organizacji w Ośrodku tworzy się:

1. Dział świadczeń pomocy społecznej:

1)    pracownicy socjalni - 3 etaty ,

1. Dział świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego:

1)    stanowiska do spraw świadczeń rodzinnych i alimentacyjnych - 1 etat,

1. Dział księgowo-administracyjny:

1)    główny księgowy - 1/2 etat.

 

ROZDZIAŁ IV

ZASADY FUNKCJONOWANIA I TRYB PRACY OŚRODKA

 

§ 11.1. Ośrodek czynny jest codziennie od poniedziałku do piątku w godz. od 7.15 do 15.15.

1. Kierownik Ośrodka może wydawać polecenia wykonania określonej pracy po godzinach pracy oraz w dni wolne od pracy.
2. Skargi i wnioski dotyczące funkcjonowania Ośrodka przyjmuje Wójt Gminy w każdy wtorek w godzinach urzędowania.

§ 12. 1. Ogólne zasady i tryb postępowania ze sprawami wniesionymi przez klientów określa Kodeks postępowania administracyjnego, Instrukcja kancelaryjna oraz przepisy szczególne dotyczące przyjmowania rozpatrywania, załatwiania skarg i wniosków klientów.

1. Sprawy wniesione przez klientów do Ośrodka są ewidencjonowane.
2. Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwienie indywidualnych spraw interesantów ponoszą pracownicy zgodnie z ustalonymi zakresami obowiązków.
3. Kontrolę i koordynację działań określonych w § 15 ust. 3 niniejszego Regulaminu prowadzi Kierownik ośrodka na zasadach określonych w Rozdziale VIII pt. "Organizacja działalności kontrolnej ośrodka"

§ 13. 1. Pracownicy obsługując interesantów zobowiązani są do:

1)    udzielania wyczerpujących informacji niezbędnych do załatwienia danej sprawy,

2)    informowania o obowiązujących przepisach prawnych,

3)    załatwianie spraw niezwłocznie, a w przypadku gdy jest to niemożliwe poinformowanie o terminie ich załatwienia,

4)    informowania o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżania od wydawanych decyzji.

5)     kulturalnego traktowania interesantów i zapewnienia im właściwych warunków do załatwienia spraw lub oczekiwania na jej załatwienie.

6)    udostępnienie urządzeń i materiałów pomocniczych do wniesienia sprawy(np, napisanie wniosku, wypełnienie druków).

§ 14. 1. Pracownicy Ośrodka w wykonywaniu swoich obowiązków działają na podstawie i w granicach prawa oraz obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.

2. Pracownicy Ośrodka zobowiązani są do:

1)    przechowywania dokumentów w sposób uniemożliwiający odczyt danych osobowych osób objętych pomocą ze strony ośrodka,

2)    nieudzielania jakichkolwiek informacji telefonicznie w zakresie prowadzonych postępowań oraz stanu ich zaawansowania,

3)    przestrzegania tajemnicy służbowej oraz zachowania w tajemnicy informacji uzyskanych podczas przetwarzania danych osobowych w systemach informatycznych, kartotekach, skorowidzach, księgach, wykazach i innych zbiorach ewidencyjnych - także po ustaniu zatrudnienia,

4)    sumiennego wykonywania powierzonych czynności zgodnie z obowiązującymi przepisami i poleceniami przełożonego,

5)    efektywnego wykorzystania czasu pracy,

6)    wykonywania doraźnych zadań zleconych przez przełożonego,

7)    dbanie o mienie ośrodka, chronienie i wykorzystanie go zgodnie z przeznaczeniem.

8)     dbania o wizerunek Ośrodka i przestrzeganie zasad etyki zawodowej,

9)    stałe uzupełnianie wiadomości fachowych i wykorzystanie ich podczas wykonywania pracy,

10)    przestrzeganie ustalonego zarządzeniem Kierownika obowiązującego ubioru pracowników.

3. Obowiązkiem Ośrodka jako zakładu pracy jest:

1)    przydział zakresu czynności pracownikom,

2)    zapewnienie pracownikom godziwych warunków pracy,

3)    zapewnienie urządzeń technicznych oraz materiałów biurowych,

4)    wypłacanie pracownikom wynagrodzenia za pracę miesięcznie najpóźniej na trzy dni przed końcem miesiąca za który przysługuje pracownikom wynagrodzenie.

ROZDZIAŁ V

PODZIAŁ ZADAŃ W OŚRODKU

§ 15. Do zadań Kierownika należy:

1. W zakresie zapewnienia pomocy organom gminy:

1)    przygotowywanie projektów uchwał, materiałów, sprawozdań i analiz pod obrady Rady Gminy oraz dla potrzeb Wójta.

2)    realizowanie uchwał Rady Gminy oraz zarządzeń Wójta.

3)    opracowywanie projektów planów przedsięwzięć gospodarczych, społecznych i organizacyjnych.

4)    realizowanie zadań w zakresie obronności kraju i obrony cywilnej.

5)    rozpatrywanie skarg i wniosków w granicach kompetencji.

6)    współpraca z komisjami Rady Gminy w zakresie kompetencji

Ośrodka.

7)    wykonywanie innych zadań nie objętych zakresem działania Ośrodka na polecenie Wójta.

2. W zakresie pomocy społecznej:

1)    przyznawanie i wypłacanie zasiłków stałych.

2)    opłacanie składek na ubezpieczenie zdrowotne określonych w przepisach o powszechnym ubezpieczeniu w NFZ.

3)     przyznawanie i wypłacanie zasiłków celowych na pokrycie wydatków powstałych w wyniku klęski żywiołowej lub ekologicznej.

4)     świadczenie specjalistycznych usług opiekuńczych przysługujących na podstawie przepisów o ochronie zdrowia psychicznego,

5)     organizowanie i prowadzenie domów samopomocy.

6)     wykonywanie zadań wynikających z rządowych programów pomocy społecznej bądź innych ustaw, mających na celu ochronę poziomu życia osób i rodzin po zapewnieniu odpowiednich środków.

7)     przyznawanie i wypłacanie zasiłków okresowych.

8)     przyznawanie i wypłacanie zasiłków celowych.

9)     opłacanie składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe za osoby określone w ustawie o pomocy społecznej.

10)    udzielanie schronienia, zapewnienie posiłku oraz niezbędnego ubrania osobom tego pozbawionym.

11)    przyznawanie zasiłków celowych w formie biletu kredytowego.

12)    organizowanie i świadczenie usług opiekuńczych w miejscu zamieszkania.

13)    organizowanie dożywiania dzieci.

14)    sprawienie pogrzebu, w tym osobom bezdomnym.

15)    kierowanie do domów pomocy mieszkańców gminy i ponoszenie kosztów odpłatności za pobyt w tych domach.

16)    sporządzanie bilansu potrzeb gminy w zakresie pomocy społecznej

17)    tworzenie gminnego systemu profilaktyki i opieki nad dzieckiem i rodziną.

18)    sporządzanie sprawozdawczości oraz przekazywanie jej Wojewodzie Kujawsko-Pomorskiemu.

19)    przyznawanie i wypłacanie zasiłków specjalnych celowych.

20)    przyznawanie i wypłacanie pomocy na ekonomiczne usamodzielnienie w formie zasiłków, pożyczek oraz pomocy w naturze.

21)    wykonywanie innych zadań, z zakresu pomocy społecznej wynikających z rozeznanych potrzeb gminy oraz ustawy o pomocy

społecznej.

1. W zakresie świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego:

1)   przyznawanie i wypłacanie przedmiotowych świadczeń

1. Do obowiązków i uprawnień kierownika należy:

1)    zapewnienie właściwej organizacji pracy, dokonywanie podziału zadań dla poszczególnych stanowisk pracy.

2)    wykonywanie czynności wynikających ze stosunKu pracy w stosunku do pracowników Ośrodka.

3)    Nadzór organizacyjny i służbowy nad zatrudnionymi pracownikami.

§ 16,1. Do zadań pracowników socjalnych należy :

1)    dokonywanie analizy i oceny zjawisk, które powodują zapotrzebowanie na świadczenia z pomocy społecznej oraz kwalifikowanie do uzyskania tych świadczeń.

2)    udzielanie informacji, wskazówek i pomocy w zakresie rozwiązywania spraw życiowych osobom, które dzięki tej pomocy będą zdolne samodzielnie rozwiązywać problemy będące przyczyną trudnej sytuacji życiowej; skutecznej posługiwanie się przepisami prawa w realizacji tych zadań.

3)    pomoc w uzyskiwaniu dla osób będących w trudnej sytuacji życiowej poradnictwa dotyczącego możliwości rozwiązywania problemów i udzielania pomocy przez właściwe instytucje państwowe, samorządowe i organizacje pozarządowe oraz wspieranie w uzyskiwaniu pomocy.

4)    udzielanie pomocy zgodnie z zasadami etyki zawodowej.

5)    pobudzanie społecznej aktywności i inspirowanie działań samopomocowych w zaspokajaniu niezbędnych potrzeb życiowych osób, rodzin, grup i środowisk społecznych.

6)    współpraca i współdziałanie z innymi specjalistami w celu przeciwdziałania i ograniczania patologii i skutków negatywnych zjawisk społecznych, łagodzenie skutków ubóstwa.

7)    inicjowanie nowych form pomocy osobom i rodzinom mającym trudną sytuację życiową oraz inspirowanie powołania instytucji świadczących usługi służące poprawie sytuacji takich osób i rodzin,

8)    współuczestniczenie w inspirowaniu, opracowaniu, wdrożeniu oraz rozwijaniu regionalnych i lokalnych programów pomocy społecznej ukierunkowanych na podniesienie jakości życia.

9} rozpoznanie i ustalenie potrzeb w zakresie pomocy społecznej przy współudziale sołtysów.

10) przygotowywanie wniosków wraz z dokumentacją przewidzianą obowiązującymi przepisami w zakresie przyznawania świadczeń z pomocy społecznej.

11)    współdziałanie z zakładami pracy, szkołami, organizacjami społecznymi, charytatywnymi, urzędem pracy oraz organami samorządowymi w realizacji świadczeń na rzecz osób kwalifikujących się do pomocy społecznej,

12)    prowadzenie działalności profilaktycznej mającej na celu zapobieganie stanom powodującym konieczność udzielenia pomocy społecznej.

13)    prowadzenie dokumentacji pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym zleceniami Wydziału Polityki Społecznej Kujawsko - Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Bydgoszczy,

14)    podwyższanie kwalifikacji ogólnych i zawodowych poprzez samokształcenie i udział w szkoleniach różnego typu z zakresu pomocy społecznej.

15)    przygotowanie dokumentów w celu skierowania podopiecznych do Domu Pomocy Społecznej.

§ 17.1. Do stanowiska świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego należy :

1)    przyjmowanie interesantów,

2)    przyjmowanie i rejestracja wniosków.

3)    prowadzenie rejestrów poszczególnych świadczeń rodzinnych i spraw związanych z wypłatą świadczeń z funduszu alimentacyjnego,

4)     wprowadzanie danych z wniosków do systemu informatycznego,

5)     przygotowanie, opracowanie, analiza dokumentacji związanej z przyznawaniem świadczeń rodzinnych i świadczeń z funduszu alimentacyjnego.

6)     przygotowywanie decyzji administracyjnych,

7)     przygotowywanie dokumentacji do Samorządowego Kolegium Odwoławczego.

8)     przygotowywanie list wypłat dla świadczeniobiorców w zakresie przedmiotowych świadczeń.

9)     prowadzenie rozliczeń finansowych z komornikami.

10)    współpraca z komornikami dłużników alimentacyjnych.

11)    powiadamianie prokuratury o popełnieniu przestępstwa z art. 209 § 1 kodeksu karnego.

12)    prowadzenie bieżącej korespondencji.

13)    prowadzenie wszelkich innych czynności wobec dłużników alimentacyjnych w sposób i terminach określonych w ustawie o pomocy osobom uprawnionym do alimentów,

14)    wykonywanie innych zadań zleconych przez Kierownika § 18. Do zadań głównego księgowego należy:

1)    prowadzenie księgowości analitycznej i syntetycznej jednostki

budżetowej Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w zakresie:

-      wydatki budżetowe,

-      fundusz socjalny.

2)    sporządzanie sprawozdań okresowych w zakresie wydatków budżetowych.

3)    sporządzanie bilansu jednostki Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej,

4)    obliczanie wynagrodzeń i sporządzanie list płac:

-      pracowników Gminnego Ośrodek Pomocy Społecznej,

-      pracowników zatrudnionych w ramach robót publicznych i prac interwencyjnych,

-      osób z tytułu umów-zlecenia i umów o dzieło.

5)    comiesięczne rozliczanie zaliczek na podatek dochodowy

6)    sporządzanie:

a)    informacji o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy-PIT-11/8b, rocznego obliczenia podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika-PIT 40,

b)    naliczanie pracownikom GOPS oraz osobom z tyt. umów zlecenia składek na ubezpieczenia,

7)     sporządzanie deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych do ZUS pracowników i klientów GOPS, zatrudnionych w ramach prac interwencyjnych i robót publicznych, umów zlecenia i przesyłanie drogą elektroniczną do ZUS.

8)    prowadzenie rejestru druków zgłoszeniowych i rozliczeniowych do ubezpieczenia pracowników i klientów GOPS, pracowników zatrudnionych w ramach robót publicznych i prac interwencyjnych oraz osób ubezpieczonych z tytułu umów zlecenia,

9)     odbieranie potwierdzeń z ZUS dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych dla pracowników i klientów GOPS, pracowników zatrudnionych w ramach robót publicznych i prac interwencyjnych oraz osób ubezpieczonych z tytułu umów zlecenia,

10)    przygotowywanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na potrzeby pracowników,

11)    sporządzanie sprawozdań z wynagrodzeń na potrzeby Urzędu Statystycznego,

12)    przygotowywanie dokumentacji w zakresie bezgotówkowej zapłaty rachunków i faktur-HOME-BANKING,

13)    rozliczanie refundacji wynagrodzeń pracowników zatrudnionych w ramach robót publicznych i prac interwencyjnych,

14)       ) wykonywanie innych zadań zleconych przez Kierownika, zgodnych z kwalifikacjami i charakterem stanowiska pracy.

ROZDZIAŁ VII

ZASADY PODPISYWANIA PISM

§19 1. Kierownik podpisuje :

1)    zarządzenia, regulaminy i okólniki wewnętrzne.

2)    pisma związane z reprezentowaniem Ośrodka na zewnątrz.

3)    decyzje z zakresu pomocy społecznej.

4)    decyzje z zakresu świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego.

5)    protokoły z kontroli przeprowadzonych w Ośrodku przez jednostki kontroli zewnętrznej,

6)    inne pisma zastrzeżone do podpisu Kierownika odrębnymi przepisami lub mające szczególne znaczenie ze względu na swój charakter.

2. Upoważniony pracownik zastępując kierownika w razie jego nieobecności

z powodu urlopu, choroby, innych przyczyn podpisuje pisma i dokumenty, chyba że przepisy wymagają osobistego oświadczenia woli lub dokonania określonej czynności przez kierownika.

§ 20. 1. Pracownicy podpisują zaświadczenia z zakresu administracji publicznej oraz inne pisma i dokumenty w sprawach pozostających w zakresie zadań dla poszczególnych stanowisk pracy, w ramach udzielonego przez Kierownika Ośrodka upoważnienia.

2. Pisma do podpisania których otrzymali od Kierownika Ośrodka imienne upoważnienie na korespondencji do nich dekretowanej.

ROZDZIAŁ VIII

ORGANIZACJA DZIAŁALNOŚCI KONTROLNEJ OŚRODKA

 

§ 21. System kontroli w Ośrodku ma na celu :

1. ustalenie przyczyn niekorzystnych zjawisk i wskazanie sposobów i środków zapobiegających powstaniu nieprawidłowości, 2.ustalenie prawidłowego działania i metod upowszechniania optymalnych wzorców realizacji zadań Ośrodka.

§ 22. 1. Zadaniem kontroli jest ustalenie pewnego stanu normatywnego i faktycznego w zakresie działalności Ośrodka, w tym realizacji zadań objętych ustalonymi procedurami - z punktu norm prawa powszechnie obowiązującego i wewnętrznego.

2. Celem kontroli jest zapewnienie zgodności między stanem prawidłowym, a stanem faktycznym w kontrolowanym obszarze działalności Ośrodka z szczególnym uwzględnieniem:

1)    załatwiania bieżących spraw z zakresu stanowiska pracy-zgodnie z procedurami administracyjnymi oraz przepisami prawa materialnego,

2)    stosowanie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin,

3)    przestrzeganie zasad podpisywania pism,

4)    spełnianie obowiązków pracowniczych określonych w prawie pracy i pragmatykach służbowych,

5)    innych wskazań kierownika.

§ 23. 1. W ramach kontroli i nadzoru do zakresu kompetencji Kierownika należy;

1)    stała kontrola i koordynacja pracy podległych pracowników,

2)    czuwanie nad poziomem dyscypliny pracy,

3)    ustalanie zakresów działań oraz kompetencji podległych pracowników,

4)    czuwanie nad uzupełnieniem i właściwym doborem kadr

pracowniczych Ośrodka,

5)     opracowywanie planów pracy oraz analiz i sprawozdań z ich wykonania.

2. Kierownik Ośrodka jest upoważniony do przydzielania zadań pracownikom, wydawania poleceń zapewniających należyte wykonywanie zadań.